Procedimentos recepção - Desenvolvendo Personalidade

Suporte Emergencial: (11) 2598-1096

Organização do Dia (tarefas):

1. NOME (sempre seguir esse padrão): Apoio emocional - (primeiro nome do paciente) (número de caso do paciente)
Exemplo: Apoio emocional - Bianca 98797

2. Indicação: Parceiros → Sem Campanha → Consentimento

3. CONTATO (sempre seguir esse padrão):
Nome completo, primeiras letras em caixa alta, sem acentos + número telefônico

4. Detalhes da negociação:
Número do Caso → Quantidade de sessões → Individual ou Casal → Online ou Presencial → Nome da(o) Consultora(o) → Nome do Parente e grau de parentesco (se o(a) paciente for menor de idade)

5. Adicionar a demanda na aba de Histórico

6. Adicionar Produtos e Serviços

Entrar em Contato com o Paciente (processo na Tallos e RD)

● Realizar o primeiro contato por ligação, realizar duas tentativas de ligação.

● Caso o paciente não atenda, mudar o caso para o funil "contato realizado Temp-E-email". Nele, o sistema manda automaticamente mensagem no WhatsApp do paciente.

● Adicionar o contato: Informações Pessoais → Adicionar primeiro nome e número do caso (ex: Bianca 98790) → Adicionar Etiqueta.

● Quando o paciente responder o template: ofertar horário disponível → Criar tarefa (sempre seguir esse padrão) Nome do Psicólogo + Data e Horário Oferecidos.

● Sempre manter as tarefas atualizadas, ou seja, com o horário mais recente oferecido ao paciente.

Agendamento (RD, Simples Agenda e Tallos)

Processo no RD
● Colocar e-mail, data de nascimento e nome do psicólogo na negociação do RD.
● Concluir a tarefa com o horário que foi aceito.
● Mudar para o funil de Agendamento.

Processo no Simples:
● Aba de agendamentos.
● Selecionar o horário aceito e preencher com as informações do paciente (prestar atenção ao adicionar o telefone).
● Clicar no ícone ao lado do nome para ser direcionado para o perfil do paciente.
● Clicar em editar perfil.
● Conferir se o nome está na diagramação correta → Data de nascimento → Telefone → Adicionar o e-mail.
● Adicionar os extras (sempre seguir esse padrão): número do convênio → Número de caso → Quantidade de sessões.

Processo na Tallos
● Enviar a mensagem de confirmação.
● Encerrar conversa (agendamento concluído).

Atualização de Caso (Convênios e Simples Agenda)

● Simples Agenda → Consultoria de Agenda → Selecionar o dia que está atualizando ou o profissional.

● Entrar em cada paciente para verificar se as informações a respeito dos atendimentos estão corretas.

● Informações importantes de se conferir no perfil do paciente que o caso está sendo atualizado: valor do caixa, quantidade de sessões “atendidas” e “faltas” e o dia em que a última sessão ocorreu (para ver se o profissional está atualizando em até 24 horas).

● Cada convênio tem um jeito de ser atualizado.

Pacientes com falta

● Somente é considerado falta quando o paciente já teve um atendimento.

● No caso do paciente não comparecer na primeira sessão, será um "cancelado". O profissional somente irá contabilizar falta quando já houve um atendimento.

● Caso o paciente não compareça na primeira e na segunda sessão, informe ao psicólogo que ele pode cancelar as próximas sessões para não ocupar espaço na agenda.

● Depois, no RD, mude o caso para o funil de "sem resposta do cliente".

Funis de "sem resposta do cliente" e "faltas"

● Todos os pacientes que atingirem duas faltas e pacientes que não realizaram sessões (apenas sessões canceladas), o psicólogo(a) deve informar a recepção.

● Após a recepção estar informada, deve-se colocar o caso no funil de "Faltas" ou "sem resposta do cliente".

● Após incluir o paciente no funil de faltas, deve realizar ao menos três tentativas de contato em dias e horários diferentes, sendo template e ligações pelo RD.

● Caso o paciente não atenda às tentativas de contato, pode mudar para o funil de "feedback e pesquisa de satisfação".

Encerramento

● O convênio do paciente sempre tem que estar com todas as sessões atualizadas.

● Simples Agenda: conferir se o caixa está certo, se a quantidade de atualização de casos (sessões) está coerente com o registro de atendimentos e faltas, conferir se o profissional colocou o relatório psicológico.

● Apenas na prática não é necessário incluir o relatório psicológico no encerramento do caso.

● Simples Agenda: colocar extras de encerramento (sempre seguir esse padrão): encerrado03 (o número é referente ao mês em que ocorreu a última sessão, por exemplo, mês de Março → encerrado03, mês de Abril → encerrado04).

● RD: Conferir se os dados (e-mail e nome do psicólogo) foram preenchidos corretamente → Corrigir (caso necessário) a quantidade de sessões em Produtos e Serviços (considerar sessões realizadas e faltas) → Alterar para o funil de Encerramento → Marcar como perda ou venda.

Aprofundamento de Informações Importantes

● Ligações externas: criar script. Se atente em ter um caderno para anotar as informações que a pessoa te passar.

● Ligações externas (futuros pacientes particulares): perguntar o nome completo, o motivo do porquê ela quer acompanhamento psicológico (demanda), disponibilidade, se quer atendimento presencial ou online, data de nascimento.

● Recibos dos pacientes da Ana: ela vai te enviar pronto, você terá que imprimir para ela assinar, depois escanear e enviar para o paciente.

● Não emitimos nenhum tipo de documento para os pacientes do convênio, isso é de responsabilidade dos programas de apoio.

● A primeira sessão de todo paciente menor de idade é com o responsável, as demais serão com a criança/adolescente (sempre informar o responsável antes da sessão).

● Para ser considerado uma falta é necessário ter acontecido a primeira sessão, a partir dela começamos a contabilizar as faltas.

● Portão e Luzes.

● Arquivo morto.

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